AnySurfer statuspagina toegankelijkheid
Maak een afspraak

Voorwaarden en tips voor een evenement

Informatie over het organiseren van een buurtfeest, een sportevenement, een fuif, een wandel- of mountainbiketocht, een kermis, een inleefweek, een festival, een vinkenzetting…

  • Vooral openbare evenementen waarbij je openbare ruimte inneemt en/of (elektronisch versterkte) muziek (af)speelt en/of dat bepaalde risico's inhoudt, moeten aangevraagd worden.
  • Ben je niet zeker of jouw evenement moet aangevraagd worden. Zie onze "evenementenwijzer" op deze link.
  • Een evenementenaanvraag moet minstens 2 maanden op voorhand gebeuren. 
  • De evenementenaanvraag dien je in via deze link.
  • Vul minstens in:
    • basisgegevens evenement - tip i.v.m. adres: kies eerst postcode en van de straatnaam enkel een paar letters typen en kiezen uit de suggesties dus niet de straatnaam volledig zelf typen.
    • gegevens van 2 contactpersonen/verantwoordelijken
    • info rond risico en doelgroep
    • inplantingsplan bij groot evenement en/of parcours bij wandel- of fietstocht
  • Bijlagen kan je aan het einde van de evenementenaanvraag toevoegen.
  • Een plan met het parcours, aanduiding van de plaats van hekkens, drankstanden, in- en uitgangen,... kan je eventueel maken m.b.v. de website https://www.google.be/mymaps/. Onderaan vind je een handleiding voor het maken van een inplantingsplan met Google Maps.
  • Via de evenementenaanvraag worden o.a. volgende vergunningen geregeld: gebruik van openbaar domein, afwijking van de geluidsnormen en plaatsen van publiciteitsborden op openbaar domein.
  • Evenement opnieuw organiseren? Stuur een mail naar evenementen@zedelgem.be om een link te sturen met een kopie van het dossier van vorig jaar.
  • Dienst evenementen behandelt de aanvraag en vraagt advies/toelating aan de betrokken diensten en veiligheidsdiensten.
  • Alle nodige adviezen worden verzameld en gebundeld.
  • Bij onduidelijkheden of vragen nemen we contact met je op. 
  • Indien nodig wordt het evenement voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • De organisator krijgt tenslotte een mail met de evenementenbrief met de afspraken en vergunningen.
  • Op alle evenementen moeten de algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie worden opgevolgd. Deze vind je onderaan terug.
  • Er mogen géén wegwerpbekers meer gebruikt worden. Petflessen en blikjes mogen enkel nog gebruikt worden als minstens 95% gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Bij de gebruik van herbruikbaar materiaal (servies, herbruikbare bekers) moet minstens 90% terug ingezameld worden. 
  • Bewegwijzering en affichering, voorzien van datum van het evenement en gsm-nummer en naam van de organisatoren, moeten op milieuvriendelijke wijze aangebracht worden. Gebruik geen onuitwisbare verf, geen nietjes, geen nagels …. Signalisatie mag geen hinder veroorzaken voor derden. Verwijder alles ten laatste 24 uur na de activiteit.
  • Verwijder na de activiteit alle zwerfvuil.
  • Bak- en braadinrichtingen / open vuur (BBQ – spit) / gasflessen plaats je op minstens 6 meter van gebouwen. Blusmiddelen moeten aanwezig zijn. Bak- en braadinrichtingen met open vlam en barbecues zijn niet toegelaten in dezelfde tent als waar bezoekers aanwezig zijn en zorg dat de installatie niet bereikbaar is door bezoekers, d.m.v. bijvoorbeeld een nadarhekken.
  • Gas- en elektrische installaties die niet conform de veiligheidsreglementering zijn of niet over de vereiste keuringsbewijzen beschikken, zijn verboden. (tip: let op met oude gasleidingen)
  • Alle in-, uit- en nooduitgangen en toegangswegen moeten worden vrijgehouden. Op toegangswegen is er minstens een doorgang van 4 meter, zowel in de breedte als in de hoogte.
  • Indien er activiteiten op een niet-afgesloten openbare weg plaatsvinden, moeten de deelnemers zich houden aan de wegcode. Indien er activiteiten ’s avonds of ’s nachts doorgaan, moeten de deelnemers zichtbaar zijn d.m.v. fluojasjes, (straat)verlichting,…. Plaats bij gevaarlijke oversteekpunten de nodige borden die de deelnemers wijzen op gevaarlijke situaties. Honden mogen mee, maar moeten steeds aangelijnd zijn.
  • Indien het evenement doorgaat in een zaal of tent mag de maximumcapaciteit niet overschreden worden. 
  • Vraag toelating i.v.m. gebruik van of doorgang door niet-openbaar terrein zoals bossen en parken in privaat bezit of in eigendom van Agentschap Natuur en Bos.
  • Hou je aan de wetgeving met betrekking tot minderjarigen inzake zedelijke bescherming en alcoholgebruik.
     
  • Indien er versterkte muziek wordt gespeeld op een evenement, moet een aanvraag gedaan worden om af te wijken van de geluidsnormen via de evenementenaanvraag.
    • Zonder toelating is het maximale toegestane geluidsniveau 85 db(A).
    • Er wordt maximaal een afwijking van de geluidsnormen tot 95 dbA toegekend. Bij bepaalde muziekactiviteiten (open lucht) wordt een afwijking van de geluidsnormen slechts tot 92 dbA toegekend.
    • Einduren die maximaal worden toegestaan: vrijdagavond: 2 uur 's nachts, zaterdagavond: 3 uur 's nachts en zondagavond: 12 uur 's nachts
    • Een toelating wordt niet verleend voor een activiteit in een private inrichting en activiteiten die niet openbaar toegankelijk zijn. Het algemeen politiereglement is dan van toepassing, zie: https://www.zedelgem.be/algemeen-politiereglement.
    • Wanneer er een goedkeuring is om af te wijken van de geluidsnormen, moet een bewonersbrief verspreid worden, moeten de boxen centraal gericht worden, moet het geluidsniveau continu gemeten worden, en moeten de geregistreerde geluidsniveaus één maand bijgehouden worden. Het is aangeraden om (gratis) oordopjes ter beschikking te stellen aan het publiek. De detailvoorwaarden staan in de vergunning.
  • Auteursrecht ("sabam") en billijke vergoeding moeten (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van Unisono: www.unisono.be. 
  • Algemene uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen: www.vlaanderen.be/publicaties/geluidsnormen-voor-muziekactiviteiten.
  • Meer info voor organisatoren die gebruik maken van vrijwilligers die bewakingstaken uitvoeren vind je in de omzendbrief “Private bewaking bij evenementen en festivals” (o.a. voorwaarden voor de organisator en taken en bevoegdheden van de vrijwillige bewakers) en de hieraan gekoppelde “bijlage met voorwaarden” (o.a. voorwaarden waaraan de personen moeten voldoen). Beide documenten vind je onderaan.
  • Voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m. springkastelen vind je op deze link.
  • Een organisator kan een gratis verzekering afsluiten voor vrijwilligers. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Zie https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.
  • Buurtfeesten en (wijk)kermissen: om hiervoor een subsidie aan te vragen, bezorg je een kopie van het attest verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, een raming van de kosten en uitgaven en het rekeningnummer aan evenementen@zedelgem.be. Onderaan vind je een template voor de raming van de inkomsten en uitgaven en het subsidiereglement voor gemeenschapsvormende lokale socio-culturele activiteiten en evenementen. Onderaan vind je ook een document met de procedure voor buurtfeesten en speelstraten en over het speelstraatmateriaal.
  • Subsidies voor wielerwedstrijden, evenementen van bovenlokaal belang, carnaval en de kindermarkt worden rechtstreeks via de dienst evenementen geregeld. 
  • Info voor ondersteuning van socio-culturele verenigingen vind je hier: https://www.zedelgem.be/ondersteuning-aan-socio-culturele-verenigingen. Aanvragen voor een projectsubsidie verlopen via de cultuurdienst.
  • Info over ondersteuning voor sportevenementen vind je hier: https://www.zedelgem.be/subsidie-voor-sportclubs. Aanvragen voor een projectsubsidie verlopen via de sportdienst.
  • Evenementenorganisatoren die een evenementensubsidie ontvangen van de gemeente, kunnen gratis gebruik maken van materiaal van de uitleendienst en gratis gebruik maken van gemeentelijke accommodaties.
  • Indien je een subsidie ontvangt, moet je op alle publicaties de steun van gemeente Zedelgem vermelden en het logo toevoegen. Onderaan vind je uitleg over gebruik van het logo. Het logo kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be.
  • Indien je een evenementensubsidie ontvangt, moet je een beachvlag van gemeente Zedelgem op je evenement plaatsen.
  • Op de website https://ovam.vlaanderen.be/groen-event vind je meer informatie over het verduurzamen van evenementen. Hier staan ook tips over een inzamelsysteem voor herbruikbare bekers en een lijst van professionele aanbieders van herbruikbaar cateringmateriaal, zowel om te kopen als te huren, alsook afwasservices.
  • Je kan herbruikbare bekers huren van IVBO. Deze kan je ophalen in Sobo in Brugge. Meer info vind je hier: https://www.ivbo.be/herbruikbare-ivbo-bekers.
  • Je kan gratis herbruikbare bekers gebruiken van de Provincie West-Vlaanderen. Deze kan je ophalen in de Kringwinkel in Ruddervoorde. Meer info vind je hier: https://www.west-vlaanderen.be/herbruikbare-bekers-waar-kan-ik-deze-bekomen.  
  • Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo ter beschikking stellen. Zoek in de zoekmachine op "branded cups".
  • Het reglement voor het plaatsen van evenementenborden vind je onderaan.
  • Bij evenementen georganiseerd door commerciële organisaties en particulieren met gebruik van inname openbaar domein is het retributiereglement "Belasting op het gebruik van het openbaar domein" van toepassing. Dit reglement vind je onderaan terug.
  • Een evenement met een goede toegankelijkheid voor personen met een beperking is voor iedereen een pluspunt. Neem daarom ook maatregelen om je evenement toegankelijker te maken. Enkele voorbeelden: een verlaagde bar, rolstoeltoegankelijke toiletten, een tent zonder richel, assistentie aanbieden, prikkelarme activiteiten, tolken of audiodescriptie, voorbehouden zones,... Meer tips vind je op de website https://www.inter.vlaanderen/voorwie/organisator. 
  • Evenementen op openbaar domein die wensen gebruikt te maken van water moeten zelf tijdig contact opnemen met De Watergroep. Zedelgemse verenigingen kunnen via de uitleendienst een hydrant vragen: uitleen@zedelgem.be. Elektriciteit via een lantaarnpaal kan aangevraagd worden aan Fluvius.
  • Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement onderaan.
  • Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind de perslijst onderaan op deze pagina: https://www.zedelgem.be/communicatie.
  • Maak je evenement ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten. 
  • Een evenement georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan ook bekendgemaakt worden via de gemeentelijke communicatiekanalen, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender https://www.zedelgem.be/kalender. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
  • Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? Onderaan vind je een document met uitleg over de GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
  • Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga naar de website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/.
  • Tips nodig over hoe om te gaan met alcohol, roken, EHBO,... op je evenement? Kortom alles om een gezond evenement te organiseren. Ga naar de website: https://www.gezondleven.be/gezonde-evenementen. 
  • Onderaan vind je een folder over het gebruik van springkastelen.

Documenten

Vragen? Contacteer ons

Dienst Evenementen

evenementen@zedelgem.be Pater Amaat Vynckeplein 1, 8210 Zedelgem 050 28 83 30